Surat Lamaran Kerja Lewat E-Mail

Dengan semakin majunya tehnologi dan semakin berkembangnya zaman sesuai dengan kebutuhan semakin banyak perusahaan yang melakukan penerimaan kepegawaian hanya melalui email. Hal ini dilakukan untuk menghemat waktu, cost, misalnya pengiriman dan kertas sehingga banyak perusahaan yang mencantumkan requirement penerimaan pegawai, untuk mengirimkan surat lamaran melalui e-mail.

Ternyata mengirmkan lamaran melalui email memiliki simbiosis antara perusahaan yang mencari pegawai dan si pencari pekerjaan. Koq bisa? Seperti saya katakan tadi diatas perusahaan akan menerima surat yang akan diarsipkan dalam bentuk kertas atas setiap pelamar, dan biasanya di meja HRD kertas-kertas lamaran akan menumpuk, apalagi apabila peminat bagi pekerjaan yang diiklankan itu banyak. Dengan mengrimkan surat lamaran melalui email, tentu saja sangat mengurangi jumlah tumpukan kertas. Hal yang paling memudahkan bagi lagi adalah, email yang diterima bisa segera di-forward kepada si user atau kepada atasan langsung.

Sedangkan bagi si pelamar atau si pencari pekerjaan atau si calon karyawan, dengan cepat dia bisa segera kirimkan lamaran sesuai dengan jenis pekerjaan yang dia cari dan diiklankan. Selain menghemat waktu dan biaya juga bisa dengan mudah mengirmkan satu surat lamaran ke beberapa perusahaan hanya dengan meng-copy arsp yang sudah ada. Akh, mengirimkan surat lamaran memlalui e-mail memang benar-benar saling bersimbiosis saling menguntungkan bagi perusahaan pencari calon karyawan dan si pencari pekerjaan atau calon karyawan.

Saya akan membagikan beberapa tips, apabila mengirimkan surat lamaran melui e-mail:
Yang pasti tips menulis lamaran secara umum jangan pernah dilupakan karena itu memang sudah aturan baku, jangan pernah dibaikan, alis harus diikuti.
1. Judul Email
Judul email, sering sekali dibaikan. Padahal judul e-mail sangatlah penting untuk menolong penerima e-mail mengetahui maksud dari pengirim email. Oleh karena anda ingin menunjukkan kesan pertama yang baik tulislah judul email secara singkat dan dimengerti atau jelas. Sebagai contoh: "Lamaran Untuk Posisi Head Nurse", atau sesuai dengan jenis perkejaan yang sedang mereka iklankan atau cari.

Apabila si pencari calon karyawan atau perusahaan mencantumkan "jangan lupa menuliskan kode atau jenis pekerjaan", buatlah kode itu menjadi judul dari email yang dikirim. Baca baik-baik iklan lowongan pekerjaan yang didapatkan dari website, media masa atau email yang di forward teman.

2. Menulis Surat Lamaran
Dimana yach surat lamaran di tulis? Apa langsung di nadan email yang akan dikirim atau dikirim melalui file tersendiri kemudian di-attach? Seorang teman saya yang bekerja di bagian recruiting atau bagian penerimaan pegawai waktu ngobrol-ngobrol saya tanyakan hal ini. Menurut beliau menuliskan surat lamaran di badan email adalah lebih baik dan menghemat waktu daripada mengirimkannya melalui file lain atau dikirim dengan attachment. Masih menurut beliau yang secara pengalaman belum pernah mereka melihat perusahaan menolak, apabila sang pencari pekerjaan menuliskan lamaran pekerjaan di badan email.

3. Resume atau Data Pribadi
Resume atau Data Pribadi, jangan pernah menuliskan di badan email. Tetapi kirimkanlah resume atau data pribadi di file tersendiri dan jadikan sebagai lampiran atau kirimkan sebagai attachment.

4. Format
Yang paling umum dalam menuliskan lamaran pekerjaan adalah dokumen ditulis dalam bentuk file Micosoft Word ( .doc). Apabila dalam iklan lamaran tidak mencantumkan bentuk file yang diminta, maka secara otomatis tulislah resume atau data pribadi dalam bentuk file Microsoft Word. Beberapa perusaahaan sekarang ini sudah mengijinkan file yang dibuat dalam bentuk pdf.

Sedangkan file text(ekstension .txt), sebaiknya tidak digunakan pada saat mengirimkan lamaran melalui email, terutama apabila menggunakan email gratisan seperti Gmail, Hotmai, Lycos, atau Yahoo Mail. Karena terkadang file yang berformat text, akan muncul di badan email.

Sedangkan mengirimkan resume menggunakan file excel, sebenarnya bagus. Tetapi kendalanya adalah tidak semua orang familiar menggunakan excel. Terutama bagian bagian penerimaan kepegawaian mereka lebih banyak menggunakan microsoft word dari pada excel. Kecuali, perusaahaan pencari calon karyawan mencantuman persyaratan

5. Besarnya Email Yang Dikirim
Mengapa hal ini pentig? Yach, ukuran email sangat penting, karena semakin besar jumlah ukuran email yang dikirim akan semakin lama file untuk terbuka. Apalagi apabila terjadi kelambatan pada provider. Mengingat kadang-kadang internet suka angot-angotan. Ukuran email sangat perlu diperhatikan. Sebaiknya ukuran email tidak melebihi 300 kb. Ukuran 300 kb, mencakup file yang di attach atau lampiran, foto dan tanda tangan. Nah, agar file foto tidak terlalu besar perkecillah ukuran foto dengan menggunakan program photo editor.

6. Email Signature
Mengirimkan lamaran pekerjaan melalui email, dengan mencantumkan email signature terlihat lebih profesional, adalah merupakan dambaan setiap orang. Walau pake email gratisan tetapi tetap namapak profesional adalah dengan menggunakan email Gmail. Kenapa? Dengan menggunakan Gmail kita bisa mengatur email signature, karena dia memiliki program ini.
Sedangkan email gratisan sperti Yahoo atau Hotmail, email signaturenya akan secara otomatis muncul text dari provider, bisa berbentuk iklan atau penyedia jasa email tersebut. Sehingga memberikan kesan sedikit kurang profesional.

7. Lakukan Test
Mengapa hal ini penting? Melakukan tes pengiriman surat lamaran yang akan dikirimkan melalui email perlu dan penting. Karena terkadang format email berubah setelah sampai di alamat penerima email. Terutama apabila anda pengguna Yahoo mail mengirimkan email ke Gmail, sering kali spasi berubah dari satu menjadi dua. Sedangkan apabila anda menggunakan Gmail mengirimkan email ke Gmail, biasanya format tidak berubah.

Sebagai percobaan, milikilah account mail gratisan di Yahoo, Gmail atau Hotmail, kemudian kirimkan file dan email lamaran dan lihatlah hasilnya, bagaimana? Melakukan test pengiriman dengan cara mengirimkan ke account email anda yang lain sekalian melakukan pengetesan terhadap email lamaran pekerjaan yang akan dikirim.

Mudah-mudahan dapat berguna!